10 käyttöä mobiilille liikkuvassa työssä - lakisääteisistä liiketoiminnan tehostamiseen

Mobiili-palvelut joita tarjoamme Työt-sovelluksella jakaantuvat karkeasti kahteen ryhmään:

• lain asettamat velvoitteet: tuntikirjaukset, ajokirjaukset, turvallisuus, ilmoitukset verottajalle ja dokumentointi
• liiketoiminnan tehostaminen: toiminnan ohjaus, konekirjaus, laskutus, töiden raportointi ja maastotarkastelut

Työt-sovellus on mobiilin raportoinnin kustomoitava työkalu, ja sillä voi tehdä käytännössä mitä tahansa töihin liittyvää. Tässä meidän 10 suosituinta työkalua.

Tarpeet ovat osittain päällekkäisiä, lakisääteiset vaatimukset ovat usein karkealla tasolla, mutta kun tieto kerätään tarkemmin esimerkiksi raportoimalla työn vaiheet, niin myös liiketoiminnalle saadaan hyötyjä.

Lakisääteiset

Tuntikirjaus

Finlex: Työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Työtunnit täytyy kirjata myös kuukausipalkkaisilta.

Tuntikirjaus on yleisin palvelu mitä tarjoamme Työt-sovelluksella. Tuntikirjaus voidaan laittaa useaan eri muotoon: työntekijän tekemä kirjaus, sisään/ulos leimaus tai automaattileimaus.

Työntekijän tekemä kirjaus vastaa perinteistä paperitulostetta. Se on selkeä kun työntekijä itse merkitsee samalla lisät, ylityöt, asiakkaan ja muita tietoja.

Leimaus vastaa kellokorttia. Perinteiseen kellokorttiin tuli vain aikaleima, mutta Työt-sovelluksella leimaan voidaan lisätä sijainti, projekti/vaihe, rakennus, kustannuspaikka ja muita tietoja, joilla toiminnasta saadaan enemmän tietoa.

Automaattileimaus voi perustua sijaintiin, esim. työpaikalle mennessä leimataan automaattisesti sisään ja poistuessa automaattisesti ulos. Työntekijän vastuulle jää edelleen esim. varmistaa, että puhelimessa on virtaa, jotta leimaus voi tapahtua.

Kaikissa tuntikirjaustyypeissä on automaattilaskentaa ja saadaan erikseen esim. liukumat, viikko ja kuukausitunnit. Lisäksi voidaan laskea tunteja asiakas- tai sisäisiin projekteihin tai vaikka kustannuspaikoittain.

Ajopäiväkirja

Verottaja: Autokulut vähennetään joko kirjanpidossa tai lisävähennyksenä. Ajopäiväkirja tai muu luotettava selvitys tarvitaan. Vastaavasti yksityisauton ajoista työajoissa vaaditaan luotettava selvitys.

Ajopäiväkirja voi olla osa tuntikirjausta, automaattinen, perustua työntekijän omaan ilmoitukseen tai sisältää tietoa logistiikasta.

Tuntikirjaukseen liitettynä tuntikirjauksesta saadaan ajoon käytetty aika ja usein esimerkiksi projekti. Tuntiraporttiin merkitään käytetty auto ja kilometrit.

Automaattinen raportointi perustuu jatkuvaan GPS-seurantaan. Se toimii kuten tuntikirjauksen leimaus, mutta ajan lisäksi lasketaan kertynyttä matkaa. Jos reitit tallennetaan tai sijainti jaetaan työnantajalle, menetelmä vaatii yhteistoimintamenettelyn, eli käytännössä tiedottamisen työntekijöille, missä heille annetaan samalla mahdollisuus kommentoida asiaa.

Ajokirjaus voi olla myös logistiikkapainotteinen, eli pääasiallinen syy on seurata, ohjata ja optimoida kuljetuksia.

Turvallisuus

Finlex: Työmaatarkastukset. Toistuvaa raportointia työmaalla on henkilöstön perehdytys, työkoneiden ja telineiden käyttöönottotarkastukset, viikottaiset kunnossapitotarkastukset ja turvallisuusseurannat.

Kun tarkastukset tehdään mobiilista, pystytään seuraamaan korjaavien toimenpiteiden toteutumista suoraan työmaalla muun työn ohella, ja vältytään ylimääräiseltä toimistotyöltä.

Myös kertaluonteinen työmaan perustamiseen ja eri vaiheiden aloittamiseen liittyvä raportointi kannattaa tehdä suoraan sähköisesti. Nämä vaiheet voidaan tehdä Työt-sovelluksella myös tarvittaessa tavalliselta päätteeltä

Rakentamisilmoitukset

Verottaja: Sekä yritysten että kotitalouksien on annettava tietoja rakentamisesta.

Työt-sovellus kerää verottajan haluamat tiedot automaattisesti tuntikirjauksista, kun tuntikirjaus kohdistetaan suoraan työmaalle tai projektille, joka on linkitetty työmaahan.

Työt-sovellus tarjoaa kuukausittaisen raportin, jonka voi syöttää suoraan verottajan järjestelmään.

Dokumentointi

Dokumentointi ei välttämättä ole suoraan laissa määrätty, mutta tapa välttyä hankalilta oikeusjutuilta. Esimerkiksi pysäköinnin valvonnassa voidaan kuvata ajoneuvot, jotka on sakotettu. Kuvaan tulee mukaan aikaleima ja paikkaleima. Asiakkaalta on voinut jäädä joku asia huomaamatta, mikä voidaan näin helposti kommunikoida, viimeistään käräjillä.

Liiketoiminnan tehostaminen

Toiminnan ohjaus

Liikkuvan työn toiminnanohjaus tapahtuu usein joko päivittäisen toiminnan ohjaamisella tai kalenteripohjaisella työn optimoinnilla.

Päivittäisessä työnohjauksessa työt jaetaan henkilöille/tiimeille tai autoille ja nämä sitten suunnittelevat työlistan perusteella oman päivänsä. Työpäivät ovat usein hyvin erilaisia ja usein tehtäviä tulee myös päivän aikana.

Kalenteripohjaisessa työnohjauksessa työt jaetaan usein sijainnin ja päivän mukaan. Tiimille tai henkilölle suunnitellaan esim. asennuskeikka tietylle paikalle, ja sille pyritän laittamaan lisää tehtäviä samalle päivälle samaan paikkaan.

Molemmissa tavoissa näkymä työntekijälle on hyvin samankaltainen, mennään päivä kerrallaan, mutta työn ohjaaja suunnitelee päivän kerrallaan tai kalenteria niin pitkälle kuin keikkoja otetaan sisään.

Konekirjaukset

Konekirjaukset ovat rakennusprojekteissa usein laskutusperuste, ja on selkeämpää, että raportointi tapahtuu suoraan kentältä kuin muistin varassa toimistolta. Konekirjaukset voivat tapahtua, kuten tuntikirjaukset, ilmoitusperusteisesti tai leimausperusteisesti.

Konekirjauksissa on pääosin työ, työn vaihe, päivä, alkuaika ja loppuaika. Työt-sovelluksen raportoinnin avulla nähdään koneiden käyttö eri työmailla, saatavuus ja kustannukset, mikä helpottaa työn optimointia.

Laskutus

Laskuttaa voidaan tunneittain tai töittäin. Laskuun merkitään usein asiakas, osoite, kuluneet materiaalit ja kulunut aika. Laskuun voidaan merkitä myös useita tekijöitä.

Lasku voidaan valmistella toimistolla, työntekijät lisäävät kentältä yksityiskohdat kuten kuluneen ajan, esimies hyväksyy ja toimisto/kirjanpitäjä laskuttaa.

Töiden raportointi

Työt-sovelluksella voi raportoida uusia tehtäviä töitä ja työn kulua tarkemmin. Esimerkiksi siivouskierroksella voidaan raportoida siivous joka laskutetaan erikseen. Huolto voidaan raportoida tarkasti, jolloin tuotantoon saadaan parempi tieto mitä korjauksia menee takuuhuoltoon. Työmaalla tai kiinteistössä voidaan raportoida yksittäisiä tehtäviä, ja seurata niiden edistymistä. Työmaasta voidaan kerätä vaiheittainen työmaapäiväkirja. Jos asia liittyy jotenkin työn tekemiseen, sitä voi käsitellä Työt-sovelluksella.

Maastotarkastelut

Maastosta haetaan reitti, kuvia ja tehdään kirjallisia havaintoja pääosin valmiiden listojen kanssa.

Sateisen harmaat samannäköiset kuvat maastosta eivät kerro paljoa. Mutta kun kuvaan lisätään esim. tyyppi mihin kuva liittyy, sijainti, kuvaussuunta ja vielä tarvittaessa vapaa teksti, se alkaa olla hyödyllinen.

Maastotarkastelu voi olla valmistelu rakentamiselle, varsinainen työmaapäiväkirja tai lopputarkastus. Käyttäjänä voi olla esimerkiksi kohteen omistaja tai kaavoitus.